El Tribunal Econòmic Administratiu, en la resolució 760/2018 d’1/6/2020, ha establert que el deure de conservació de la documentació de les societats mercantils serà de 6 anys.
Quins documents han de conservar les societats mercantils ?
- Els documents que recullin informació respecte de la seva situació tributària.
- Els llibres, la correspondència, la documentació i els justificants concernents al seu negoci, degudament ordenats.
Durant quan temps els han de conservar com a mínim ?
- 6 anys a partir de l’últim assentament realitzat als llibres.
- En tot cas també s’han de conservar durant els temps de prescripció dels impostos, que d’ordinari es de 4 anys des de la data de finalització del període impositiu però que es pot ampliar per nous període de 4 anys en cas que el termini de prescripció s’hagués interromput per qualsevol causa.
Que passa en cas de tancament de l’empresa ?
El cessament de l’empresari en l’exercici de les seves activitats no l’eximeix del deure a què fa referència el paràgraf anterior i si ha mort recau sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, són els seus liquidadors els obligats a complir.
Que més cal tenir en compte ?
La pràctica habitual sol ser¡ que la inspecció tributària exigeixi documentació dels anys inspeccionats a l’inici de comunicació, però en el transcurs de la inspecció l’Agència Tributària li pot sol·licitar informació relativa als 6 exercicis anteriors a l’actual. Per aquest motiu caldrà tenir molta cura en la destrucció de la documentació que s’entengui com a no essencial.
