És habitual en les empreses trobar-nos amb la sorpresa de no tenir comptabilitzades despeses en exercicis que ja hem tancat i plantejar-nos el dubte de què n’hem de fer.

Ja sigui perquè la factura mai ens va arribar, perquè es va traspaperar, perquè es va deixar per a més tard l’anotació i es va oblidar o per qualsevol altre motiu, no és estrany que una vegada tancat l’exercici apareguin despeses o pèrdues que no es van arribar a comptabilitzar en el seu moment i ens assaltin els dubtes de com procedir per al seu registre comptable i la seva possible deducció.

En general, no hi ha impediment perquè la seva empresa comptabilitzi i es dedueixi una despesa en un exercici posterior a aquell al qual correspongui. Normalment, Hisenda acceptarà la deducció en l’exercici de comptabilització (encara que es tracti d’una partida d’un exercici anterior), i només en casos excepcionals posarà objeccions.

Excepcions:

• Hisenda no li permetrà comptabilitzar i deduir ara una despesa que correspongui a un exercici ja prescrit.
• Tampoc li permetrà deduir una amortització si l’actiu en qüestió ja ha traspassat la seva vida útil màxima.
• També regularitzarà la situació si amb la comptabilització tardana la seva empresa ha aconseguit compensar unes pèrdues que, si hagués actuat correctament, no podria haver compensat.

Canvis de criteris comptables: 

Els canvis de criteris comptables s’apliquen de manera retroactiva considerant el nou criteri com si aquest s’hagués aplicat sempre. En aquest cas, s’ha de realitzar un ajust fiscal pels anys anteriors.

Errors comptables: 

Quan es tracta d’un error comptable, i la despesa es va comptabilitzar en un moment anterior o l’ingrés en un moment posterior a la meritació, s’ha de regularitzar la situació mitjançant una  declaració complementària. Quan la despesa es comptabilitza en un moment posterior o l’ingrés en un moment anterior a meritació, es pot deixar com està, tret que existeixi perjudici econòmic per a la hisenda pública.

Si en tancar els comptes de la seva empresa observa que en anys anteriors va deixar de comptabilitzar alguna despesa, pot computar-la ara en la seva comptabilitat en els següents termes:

• No ha de comptabilitzar-la en el compte de pèrdues i guanys. En tractar-se d’una partida procedent d’un exercici anterior, l’ha de carregar directament contra el compte de reserves.
• Pot deduir la despesa en el seu impost sobre societats mitjançant un ajust extracomptable negatiu. Això sí, asseguri’s que aquesta despesa compleix els requisits per a ser considerada fiscalment deduïble, i que no han passat més de quatre anys des de l’exercici en el qual s’hagués hagut d’imputar.