El 30 d’abril és la data límit en la qual les societats mercantils, l’exercici social de les quals es tanca el 31 de desembre, tenen l’obligació de legalitzar de manera telemàtica els llibres comptables (llibre diari i llibre d’inventaris i comptes anuals) i societaris, entre ells, el llibre d’actes i el llibre de registre de socis (en cas de SA, llibre de registre d’accions nominatives). No fer-ho pot implicar responsabilitats als administradors si es prova que això ha causat un mal a la societat.

Les societats han de portar la comptabilitat al dia, conservar les actes de les reunions (d’administradors i de socis) i registrar les transmissions de participacions o accions en els llibres de socis.

Llibres comptables

Dels diferents llibres comptables, és obligatori legalitzar el llibre diari (en el qual s’anoten les transaccions diàries) i el llibre d’inventaris i comptes anuals (sumes i saldos trimestrals, compte d’explotació i balanç de situació). Però també pot legalitzar qualsevol altre llibre (per exemple, el llibre major o els llibres d’IVA).

Llibres societaris

Quant als llibres societaris, s’ha de legalitzar el llibre d’actes i el llibre de registre de socis (en cas de SA, llibre de registre d’accions nominatives):

Llibre d’actes

En el llibre d’actes s’ha de transcriure totes les actes dels òrgans col·legiats de les societats mercantils: actes de junta general (mínim l’acta de junta general ordinària d’aprovació de comptes anuals) i actes del consell d’administració (mínim una acta per trimestre) en suport electrònic. La legalització d’aquest llibre cal fer-la cada any.

Cadascuna de les actes recollides en el llibre han de contenir les següents dades:

• Data i lloc de la celebració de la trobada.
• Data i forma de la convocatòria prèvia així com els punts que figuren com a ordre del dia
• Nombre de socis i representants, capital social que aporta cadascun. En cas de tractar-se d’una junta universal cal afegir també la data, el lloc, el nom i la signatura de cada assistent.
• Resum dels assumptes tractats i sotmesos a debat durant la reunió
• Acords assolits i resultat de les votacions. En aquest últim punt cal especificar el nombre de vots a favor dels acords.
• Aprovació de l’acta: aquest és un punt fonamental per concloure tot l’anterior. No existeix confirmació dels acords obtinguts sense l’aprovació de la junta o consell, la signatura del secretari i el beneplàcit del president. En el cas específic de la junta general ha de ser aprovada per la mateixa junta al final de la reunió o bé en el termini de quinze dies pel president i dos socis, un representant de la minoria i un altre de la majoria. També els òrgans d’administració, conforme al que es preveu en l’escriptura social, poden procedir a l’aprovació de l’acta al final de la reunió.

Llibre de registre de socis i Llibre de registre d’accions nominatives

Son llibres propis de les societats limitades (SL) en les quals el capital està repartit en participacions socials. En ell es recopila la identitat dels titulars o fundadors i dels socis, les transmissions de les participacions socials de la SL, el seu valor i els drets que aquestes els atorguen als socis.

La legalització d’aquests llibres només serà obligatòria en l’exercici en què s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat de les participacions o de les accions, o si s’haguessin constituït gravàmens sobre aquestes.

Legalització:

Tots els llibres s’han d’emplenar en suport electrònic i s’han d’enviar per via telemàtica en els següents quatre mesos al tancament de l’exercici social.

Sancions i responsabilitats

La Llei estableix una sanció de 300 euros per falta de legalització. A més:

• Aquesta falta de legalització pot ser utilitzada pels creditors, juntament amb altres indicis, per a sol·licitar la responsabilitat personal dels administradors pels deutes de la societat (si no els paga).
• En cas de concurs, la falta de legalització pot ser un argument més per a qualificar-lo com a culpable, la qual cosa també suposaria una responsabilitat directa dels administradors pels deutes socials.
• Finalment, en cas de conflicte entre socis o amb tercers, els llibres legalitzats poden servir de prova en qualsevol judici, ja que la legalització implica que el seu contingut no ha pogut ser modificat.