El 30 d’abril és la data límit de que disposen les societats mercantils, que hagin tancat l’exercici social el 31 de desembre, per a legalitzar de manera telemàtica els llibres comptables (llibre diari i llibre d’inventaris i comptes anuals) i societaris, entre ells, el llibre d’actes i el llibre de registre de socis (en cas de SA, llibre de registre d’accions nominatives). No fer-ho pot implicar responsabilitats als administradors si es prova que això ha causat un perjudici a la societat.

Obligacions de les societats

• Dur la comptabilitat al dia.
• Conservar les actes de les reunions (d’administradors i de socis)
• Registrar les transmissions de participacions o accions en els llibres de socis o d’accions nominatives en el cas de S.A.
• Dipositar els comptes anuals en el registre mercantil.

Llibres comptables

Dels diferents llibres comptables, és obligatori legalitzar els següents llibres:

• Llibre diari (en el qual s’anoten les transaccions diàries).
• Llibre d’inventaris i comptes anuals (sumes i saldos trimestrals, compte d’explotació i balanç de situació). Però també pot legalitzar qualsevol altre llibre (per exemple, el llibre major o els llibres d’IVA).

Llibres societaris

Llibre d’actes

Es obligat per a documentar els acords assolits en les juntes d’accionistes i el consell d’administració.

Llibre de registre de socis i llibre de registre d’accions nominatives

• El llibre de registre de socis es el llibre propi de les societats limitades (SL). En ell es recopila la identitat dels titulars o fundadors i dels socis, les transmissions de les participacions socials de la SL, el seu valor i els drets que aquestes els atorguen als socis.
• El llibre registre d’accions nominatives funciona igual que el registre de socis amb l’excepció que el que es recull és la composició de l’accionariat de la societat anònima.
• La legalització dels llibres només és obligatòria en l’exercici en què s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat de les participacions o de les accions, o si s’haguessin constituït gravàmens sobre aquestes.

Formalitats

Tots els llibres s’han d’emplenar en suport electrònic i s’han d’enviar per via telemàtica al Registre Mercantil en els següents quatre mesos al tancament de l’exercici social.

Sancions i responsabilitats

• La Llei estableix sancions per falta de legalització.
• La falta de legalització pot ser utilitzada pels creditors, juntament amb altres indicis, per sol·licitar la responsabilitat personal dels administradors pels deutes de la societat (si no els paga).
• En cas de concurs, la falta de legalització pot ser un argument més per a qualificar-lo com a culpable, la qual cosa també suposaria una responsabilitat directa dels administradors pels deutes socials.
• Finalment, en cas de conflicte entre socis o amb tercers, els llibres legalitzats poden servir de prova en qualsevol judici, ja que la legalització implica que el seu contingut no ha pogut ser modificat.

Dipòsit dels comptes anuals en el Registre Mercantil